Dicas de organização são sempre bem-vindas quando temos o desafio de aumentar a produtividade no trabalho, sem deixar de lado outros aspectos importantes do cotidiano.  Felizmente, existem técnicas e recursos tecnológicos que são grandes aliados para gerir o tempo de maneira que seja possível exercer diversos papeis com eficácia.

Para te ajudar a obter êxito nessa tarefa, preparamos este post com 5 dicas imbatíveis. Continue a leitura para conhecê-las!

1. Escolha um método de acordo com seu perfil e objetivos

Alguns artifícios são perfeitos no planejamento e execução da multiplicidade de atividades que nos esperam ao longo do dia. Sendo assim, escolha um dos procedimentos a seguir e mãos à obra!

GTD

Getting Thins Done (GTD) é um método de produtividade pessoal criado pelo Americano David Allen, autor de “A arte de fazer acontecer” e “Gerencie sua mente, não seu tempo”

Sua aplicação ocorre em 5 passos:

  • Capturar — o objetivo é coletar tudo o que merece sua atenção e organizar. Portanto, liste as tarefas que você realmente precisa realizar no computador, smartphone ou bloco de notas;
  • Esclarecer — analise com bastante foco cada informação coletada e decida se cada uma demanda uma ação ou não;
  • Organizar — organize os itens restantes da etapa anterior conforme sua preferência, então faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas;
  • Refletir — revise com frequência todas as listagens para garantir que não está esquecendo nenhuma atividade. Realize, pelo menos, uma revisão por semana;
  • Engajar — agora é o momento de executar as tarefas selecionadas em suas classificações.

Pomodoro

A técnica prega a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo de 25 minutos cada. O objetivo é estimular o foco e a agilidade do funcionamento cerebral. 

O procedimento compreende as seguintes etapas:

  • listar — crie uma lista de atividades que necessita efetivar;
  • cronometrar — programe um cronômetro para 25 minutos;
  • trabalhar sem pausas — selecione uma tarefa listada para efetuar primeiro e trabalhe nela sem interrupções;
  • pausa —  faça uma pausa de 5 minutos assim que os 25 minutos acabarem e aproveite esse tempo para fazer algo relaxante;
  • retomada — volte às atividades por mais 25 minutos — um “pomodoro” — e faça um intervalo ao final de cada um;
  • pausa longa — faça uma pausa mais longa, de 30 minutos, após quatro “pomodoros” e, depois, recomece a atividade;
  • tarefa concluída – risque de sua lista inicial o trabalho finalizado.

Kanban

A metodologia Kanban consiste em criar um quadro com listas intituladas “andamento”, “concluído” e “a iniciar” e posicionar as tarefas de acordo com essa divisão.

Cada meta deve ser escrita em um cartão e transferida de acordo com a progressão de seu processo.

2. Use a tecnologia a seu favor

Os recursos tecnológicos são excelentes para definir prioridades e criar lembretes para não perder prazos. Então, abuse de softwares e aplicativos com essa finalidade.  

O Trello, por exemplo, é ideal para quem trabalha com gestão de projetos, enquanto o Evernote oferece opções como criar listas, lembretes e anexar documentos. 

3. Priorize a gestão de tempo

Tentar lembrar-se de todos os deveres de cabeça aumenta o estresse e o risco de esquecer-se de assuntos importantes. Por isso:

  • utilize uma agenda;
  • empenhe-se para cumprir todas as metas programadas para o dia;
  • estabeleça prazos ao delegar atividades.

Assim, é possível acompanhar o andamento das missões e certificar-se que estão sendo executadas antes da data limite.  

4. Planeje antes de executar

Programe sua agenda para os próximos três dias, assim consegue executar as tarefas mais urgentes e outras importantes, assegurando uma margem de tempo para os imprevistos.

5. Tenha um checklist

Para garantir um bom aproveitamento do seu tempo, utilize uma check list para conferir cada uma das suas atividades. Essa prática evita que alguma atribuição seja esquecida.

Seguindo as dicas de organização deste post, é possível dedicar-se a todos os seus interesses pessoais, incluindo aquele curso de qualificação para se destacar no mercado.

Agora que você já sabe como otimizar seu tempo, siga nossa página no Facebook, Instagram e Youtube para acompanhar outros assuntos relevantes à sua carreira!